Παρασκευή 9 Αυγούστου 2013

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΤΩΝ ΟΜΑΔΩΝ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ & ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΩΝ ΔΟΜΩΝ ΤΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΩΝ



Καταρτίσθηκαν οι οδηγίες για τις προδιαγραφές του έργου των ομάδων αξιολόγησης των δομών των Περιφερειών. Οι «συνάδελφοι» δυστυχώς εξακολουθούν να συμμετέχουν σε αυτές παρά το κάλεσμα της Ομοσπονδίας και του συνόλου των συλλόγων των εργαζομένων ης Περιφέρειας Δυτικής Ελλάδας. Τα κροκοδείλια δάκρυα τους στις επερχόμενες απολύσεις είναι άγνωστο αν θα αμβλύνουν τις αντιδράσεις όσων θα βλέπουν την πόρτα της εξόδου. 
Διαβάστε στην συνέχεια τις προδιαγραφές:


ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ


 


Εισαγωγή

Το παρόν κείμενο προδιαγράφει το έργο των ομάδων εργασίας οι οποίες θα αναλάβουν την αξιολόγηση και αναδιοργάνωση των δομών των Περιφερειών. Οι ομάδες εργασίας θα συγκροτηθούν από στελέχη και συνεργάτες της κάθε Περιφέρειας που θα ορίσει με απόφασή του ο Περιφερειάρχης. Στην ομάδα εργασίας μπορεί να συμμετέχει και εμπειρογνώμονας.
Το τελικό προϊόν των ομάδων εργασίας θα είναι μια έκθεση, η οποία προτείνεται να ακολουθήσει τις προτεινόμενες προδιαγραφές, ώστε η αξιολόγηση των δομών και οι προτάσεις αναδιοργάνωσης να καταγράφονται με ομοιόμορφο τρόπο από τις ομάδες όλων των Περιφερειών και να ακολουθούν ενιαία μεθοδολογία. Η έκθεση προτείνεται να διαρθρωθεί σε δύο μέρη :
Μέρος Α : Αξιολόγηση των δομών της Περιφέρειας
Μέρος Β : Σχέδιο αναδιοργάνωσης και στελέχωσης των δομών της Περιφέρειας
Στο πρώτο κεφάλαιο του παρόντος κειμένου προδιαγράφεται το Α Μέρος της έκθεσης ενώ στο δεύτερο κεφάλαιο προδιαγράφεται το Β Μέρος.  Το Παράρτημα Α περιλαμβάνει ενδεικτικά ερωτήματα αξιολόγησης και το Παράρτημα Β περιλαμβάνει ενδεικτικές προτάσεις αναδιοργάνωσης.
Η προτεινόμενη μεθοδολογία αξιοποιεί και συνθέτει :
-          Τη μεθοδολογία εκπόνησης  Επιχειρησιακών Προγραμμάτων των ΟΤΑ (ΕΕΤΑΑ, 2007)
-          Το Κοινό Πλαίσιο Αξιολόγησης των ευρωπαϊκών δημόσιων οργανώσεων (ΥΠΕΣΔΔΑ, 2005)
-          Τη μεθοδολογία αξιολόγησης οργανωτικών δομών και λειτουργιών της δημόσιας διοίκησης  (ΥΔΜΗΔ,2012)
Με βάση τη προτεινόμενη μεθοδολογία οι δομές των Περιφερειών θα αξιολογηθούν ως προς τις ακόλουθες επτά διαστάσεις :
1)      Αρμοδιότητες / Λειτουργίες
2)      Διαδικασίες λειτουργίας και συστήματα  διοίκησης
3)      Οργανωτική δομή
4)      Στελέχωση
5)      Κτίρια και  Υλικοτεχνική Υποδομή
6)      Οικονομικά
7)      Συνεργασίες με άλλους οργανισμούς (του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα).

1          Μέρος Α : Αξιολόγηση των δομών της Περιφέρειας

Το πρώτο μέρος της έκθεσης διαρθρώνεται στις εξής ενότητες
  1. Εισαγωγή
  2. Σύντομη περιγραφή των υφιστάμενων δομών της Περιφέρειας
  3. Προτεραιότητες της Περιφερειακής αρχής και στρατηγική της Περιφέρειας
  4. Αξιολόγηση της λειτουργίας των δομών της Περιφέρειας ανά τομέα αρμοδιοτήτων
  5. Αξιολόγηση της οργάνωσης, των πόρων και των συνεργασιών της Περιφέρειας
  6. Συγκριτική εξέταση των δομών αντίστοιχων ελληνικών Περιφερειών

1.1         Εισαγωγή

Στην ενότητα αυτή γίνεται σύντομη περιγραφή των στόχων και της διαδικασίας που ακολουθήθηκε από την ομάδα εργασίας για τη σύνταξη της έκθεσης.

1.2         Σύντομη περιγραφή των υφιστάμενων δομών της Περιφέρειας

Στην ενότητα αυτή γίνεται, εν συντομία, η παρουσίαση της υφιστάμενης κατάστασης των υπηρεσιών και των νομικών προσώπων της Περιφέρειας. Καταγράφονται:
§  οι βασικές ασκούμενες αρμοδιότητες / λειτουργίες
§  οι ωφελούμενοι από την λειτουργία των δομών
§  η οργανωτική δομή (παρουσίαση των τυπικών προβλέψεων των Οργανισμών Εσωτερικής Υπηρεσίας (ΟΕΥ) και της πραγματικής οργάνωσης) 
§  η υπάρχουσα στελέχωση
§  οι κτιριακές εγκαταστάσεις και
§  τα οικονομικά (έσοδα και δαπάνες) των δομών

1.3         Οι προτεραιότητες της Περιφερειακής αρχής και  η στρατηγική της Περιφέρειας

Στην ενότητα αυτή θα γίνει συνοπτική παρουσίαση των στόχων της Περιφέρειας και των προτεραιοτήτων του για την επόμενη περίοδο (Άξονες και Μέτρα) με βάση το Επιχειρησιακό πρόγραμμα που έχει εκπονηθεί.

Οι στόχοι του Επιχειρησιακού προγράμματος θα αποτελέσουν οδηγό για την αξιολόγηση των εναλλακτικών σεναρίων οργάνωσης.
Αν δεν έχει συνταχθεί Επιχειρησιακό πρόγραμμα θα γίνει συνοπτική παρουσίαση των κύριων κατευθύνσεων της Περιφερειακής αρχής για ζητήματα όπως :
-          οι υπηρεσίες που θα πρέπει να λειτουργούν στη νέα Περιφέρεια
-          ο ρόλος των νομικών προσώπων και οι υπηρεσίες που θα παρέχουν 
-          η αξιοποίηση του υπάρχοντος προσωπικού κλπ

1.4         Αξιολόγηση της λειτουργίας των δομών της Περιφέρειας ανά τομέα αρμοδιοτήτων

Στην ενότητα αυτή παρουσιάζονται τα προβλήματα, οι αδυναμίες της υπάρχουσας κατάστασης, καθώς και οι πιθανές προκλήσεις που προκύπτουν για την αξιολογούμενη Περιφέρεια, από τις προσδοκίες των ωφελούμενων, αλλά και του εξωτερικού περιβάλλοντος στο οποίο λειτουργεί και δημιουργούν την ανάγκη για αλλαγή.
Ενδεικτικά ερωτήματα που θα πρέπει να απαντηθούν στο στάδιο αυτό φαίνονται στο Παράρτημα Α.

Τα πορίσματα της αξιολόγησης της λειτουργίας των δομών της Περιφέρειας παρουσιάζονται ομαδοποιημένα ανά τομέα αρμοδιοτήτων ως εξής :

Τομέας Περιβάλλοντος και Υποδομών
§  Χωρικού Σχεδιασμού και Περιβάλλοντος
§  Τεχνικές Υπηρεσίες
Τομέας Ανάπτυξης
§  Υπηρεσίες Φυσικών Πόρων, Ενέργειας και Βιομηχανίας
§  Υπηρεσίες Εμπορίου και Τουρισμού
§  Υπηρεσίες Απασχόλησης και Διά Βίου Μάθησης
§  Υπηρεσίες Παιδείας, Πολιτισμού και Αθλητισμού
Τομέας Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής
§  Υπηρεσίες Αγροτικής Οικονομίας
§  Υπηρεσίες Κτηνιατρικής
§  Υπηρεσίες Πολιτικής Γης
Τομέας Μεταφορών και Επικοινωνιών
§  Υπηρεσίες Μεταφορών και Επικοινωνιών
§  Υπηρεσίες ΚΤΕΟ
Τομέας Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας
§  Υπηρεσίες Δημόσιας Υγείας
§  Υπηρεσίες Κοινωνικής Πρόνοιας
Οριζόντιες / Υποστηρικτικές υπηρεσίες
  • Υπηρεσίες Αναπτυξιακού Προγραμματισμού και Οργάνωσης
  • Διοικητικές Υπηρεσίες και Υπηρεσίες Διοίκησης Ανθρώπινου Δυναμικού
  • Οικονομικές Υπηρεσίες
  • Υπηρεσίες Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Διαφάνειας
  • Υπηρεσίες Νομικής Υποστήριξης
  • Υπηρεσίες Πολιτικής Προστασίας
  • Υπηρεσίες Εξυπηρέτησης του Πολίτη

Τα συμπεράσματα της αξιολόγησης της λειτουργίας των δομών της Περιφέρειας είναι δυνατό να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα :

1) Προβλήματα και δυνατότητες των δομών
Εντοπίζονται οι κυριότερες αδυναμίες και δυνατότητες της λειτουργίας των υπηρεσιών της Περιφέρειας και των νομικών προσώπων της.

2) Ανάγκες των κατοίκων / Ανάγκες της περιοχής της Περιφέρειας
Εντοπίζονται ανάγκες που δεν ικανοποιούνται ή που δεν αντιμετωπίζονται ικανοποιητικά.

3) Περιορισμοί και Ευκαιρίες από το εξωτερικό περιβάλλον
Εντοπίζονται συνθήκες, τάσεις και πιθανές εξελίξεις, που εκτιμάται ότι θα επηρεάσουν θετικά ή αρνητικά τη λειτουργία των δομών της Περιφέρειας. Εντοπίζονται επομένως οι Ευκαιρίες και οι Περιορισμοί από το εξωτερικό περιβάλλον.

Νέες μεταφερόμενες αρμοδιότητες

Ιδιαίτερη σημασία θα πρέπει να δοθεί στις νέες μεταφερόμενες αρμοδιότητες μέσω του «Καλλικράτη» και επομένως στις απαντήσεις στα ακόλουθα ερωτήματα:

§  Ποια προβλήματα εντοπίζει η Περιφέρεια στην άσκηση των αρμοδιοτήτων που ήδη μεταφέρθηκαν  μέσω του «Καλλικράτη»;
§  Ποιες από τις μεταφερόμενες αρμοδιότητες είναι κρίσιμες για την Περιφέρεια προκειμένου να ικανοποιήσει ανάγκες της περιοχής της ;
§  Υπάρχουν οι προϋποθέσεις για την αποτελεσματική άσκηση των αρμοδιοτήτων που πρόκειται να μεταφερθούν μέσω του «Καλλικράτη» από τις Περιφέρειες στους Δήμους ;

Ιεράρχηση των αναγκών / Κρίσιμα ζητήματα

Η προηγούμενη αξιολόγηση της λειτουργίας των δομών θα οδηγήσει στον εντοπισμό:

ü  των νέων λειτουργιών που πρέπει να καλύπτουν οι δομές της Περιφέρειας
ü  των αναγκών βελτίωσης των υφιστάμενων κάθετων ή οριζόντιων λειτουργιών

Επειδή οι πόροι είναι περιορισμένοι, θα πρέπει να γίνεται ιεράρχηση των λειτουργιών στις οποίες θα επικεντρώσει τις προσπάθειές της η Περιφέρεια. Κατά προτεραιότητα θα πρέπει να γίνει επιλογή των λειτουργιών εκείνων που αντιστοιχούν σε πραγματικά / τρέχοντα προβλήματα της περιοχής της Περιφέρειας (π.χ. υποστήριξη της περιφερειακής οικονομικής ανάπτυξης, προστασία περιβάλλοντος).

Είναι προφανές ότι απαιτείται η διαφοροποίηση των λειτουργιών των Περιφερειών σε αντιστοιχία προς τα ιδιαίτερα προβλήματα των Περιφερειακών Ενοτήτων τους (π.χ. ηπειρωτικές, νησιωτικές κλπ.).

Η αναβάθμιση των υποστηρικτικών λειτουργιών είναι αναγκαία, σε κάθε περίπτωση όμως θα πρέπει να αποφεύγεται η διόγκωση των υποστηρικτικών διοικητικών και οικονομικών υπηρεσιών σε βάρος των κύριων λειτουργιών.
Κρίσιμη είναι η λειτουργία της υπηρεσίας Αναπτυξιακού Προγραμματισμού, η οποία θα δημιουργήσει τις προϋποθέσεις για τη διεύρυνση του αναπτυξιακού ρόλου της Περιφέρειας μέσω της βελτίωσης της ικανότητάς της να σχεδιάζει και να υλοποιεί πολιτικές και προγράμματα οικονομικής ανάπτυξης, κοινωνικής πολιτικής, προστασίας του περιβάλλοντος.
Συνοψίζοντας και ιεραρχώντας τις ανάγκες, θα προκύψουν οι κρίσιμες λειτουργίες  που θα πρέπει να αναπτύξει ή αναβαθμίσει η Περιφέρεια κατά την επόμενη περίοδο, μέσω της αναδιοργάνωσης, προκειμένου να εκπληρώσει καλύτερα την αποστολή της.

1.5         Αξιολόγηση της οργάνωσης, των πόρων και των συνεργασιών της Περιφέρειας

Στην ενότητα αυτή  η ομάδα αξιολόγησης, αξιολογεί την υφιστάμενη κατάσταση  των υπηρεσιών της Περιφέρειας και των Νομικών Προσώπων της, στις εξής διαστάσεις :

  • Οργανωτική δομή
  • Στελέχωση
  • Κτίρια και  Υλικοτεχνική Υποδομή
  • Οικονομικά (έσοδα, δαπάνες, δημόσια περιουσία)
  • Συνεργασίες με άλλους οργανισμούς (του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα).

Ενδεικτικά ερωτήματα αξιολόγησης που θα πρέπει να απαντηθούν για κάθε μια διάσταση φαίνονται στο Παράρτημα Α.

Τα συμπεράσματα της αξιολόγησης, για κάθε μια διάσταση των δομών της Περιφέρειας, είναι δυνατό να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

  • Προβλήματα & Περιορισμοί : Αδυναμίες των δομών και περιορισμοί από το εξωτερικό περιβάλλον, που πρέπει να αντιμετωπιστούν από την Περιφέρεια
  • Δυνατότητες & Ευκαιρίες : Δυνατότητες των δομών και Ευκαιρίες από το εξωτερικό περιβάλλον, που θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν από την Περιφέρεια.


Κρίσιμα ζητήματα

Συνοψίζοντας και ιεραρχώντας τα προβλήματα, προκύπτουν τα κρίσιμα ζητήματα σε κάθε διάσταση.

Κρίσιμα ζητήματα είναι ολιγάριθμα και σημαντικά (στρατηγικής σημασίας) προβλήματα των δομών της Περιφέρειας τα οποία θα πρέπει να αντιμετωπίσει η Περιφέρεια κατά την επόμενη περίοδο, μέσω της αναδιοργάνωσής της, προκειμένου να εκπληρώσει καλύτερα την αποστολή της.

1.6         Συγκριτική εξέταση των δομών αντίστοιχων ελληνικών Περιφερειών

Σε χρήσιμα συμπεράσματα μπορεί να οδηγήσει η συγκριτική εξέταση των δομών οργάνωσης αντίστοιχων ελληνικών Περιφερειών, με συναφή χαρακτηριστικά, ώστε να εντοπισθούν διαφοροποιήσεις ή ομοιότητες και να διαμορφωθεί το υπόβαθρο για αλλαγή στο επόμενο στάδιο.

2         Μέρος Β : Σχέδιο αναδιοργάνωσης και στελέχωσης των δομών της Περιφέρειας

Το δεύτερο μέρος της έκθεσης διαρθρώνεται στις εξής ενότητες :

1.      Σενάρια και προτάσεις αναδιοργάνωσης
2.      Προτάσεις για αλλαγές στο κανονιστικό πλαίσιο της Τ.Α.
3.      Πρόταση για το νέο οργανόγραμμα της Περιφέρειας
4.      Σχέδιο στελέχωσης

2.1         Σενάρια και προτάσεις αναδιοργάνωσης

Στην ενότητα αυτή προτείνονται και αξιολογούνται σενάρια και  προτάσεις αλλαγής των δομών της Περιφέρειας.

Πρέπει εδώ να επισημανθεί ότι η εν λόγω εργασία έρχεται να αντιμετωπίσει τα κρίσιμα ζητήματα, που έχουν εντοπισθεί κατά την αξιολόγηση της υφιστάμενης κατάστασης (Μέρος Α).  Για το λόγο αυτό είναι απαραίτητο η ομάδα εργασίας να ελέγξει τις προτάσεις της στη βάση αντιμετώπισης αυτών των διαπιστωμένων προβλημάτων – αδυναμιών.

Ενδεικτικές προτάσεις αναδιοργάνωσης φαίνονται στο Παράρτημα Β.

Ανάλυση Κόστους – Οφέλους των προτάσεων
Οι προτάσεις αλλαγής θα πρέπει να αξιολογηθούν και τα εναλλακτικά σενάρια οργάνωσης θα πρέπει να συγκριθούν με βάση το βαθμό που ικανοποιούν τους τεθέντες στόχους και αντιμετωπίζουν τα διαπιστωθέντα προβλήματα (όφελος), αλλά και σύμφωνα με το κόστος που απαιτείται για την εφαρμογή τους (κόστος και χρόνος).

Τα οφέλη που θα προκύψουν από την εφαρμογή μιας πρότασης συναρτώνται με το βαθμό επίδρασης στην επίτευξη στόχων όπως :
  • αντιμετώπιση των αναγκών της περιοχής της Περιφέρειας
  • βελτίωση της ποιότητας των παρεχόμενων προς τον πολίτη υπηρεσιών
  • βελτίωση της διαφάνειας και της αξιοπιστίας των παρεχόμενων υπηρεσιών
  • βελτίωση του χρόνου εξυπηρέτησης του πολίτη και μείωση γραφειοκρατικών διαδικασιών
  • αξιοποίηση των δεξιοτήτων  του προσωπικού
  • βελτίωση των διαδικασιών λήψης απόφασης
  • μείωση του κόστους λειτουργίας της Περιφέρειας και ενίσχυση της οικονομικής της βιωσιμότητας

Όσο περισσότερους από τους ανωτέρω στόχους επηρεάζει θετικά η πρόταση, τόσο πιο υψηλό είναι το όφελος από την εφαρμογή της.

Αναφορικά με την εφικτότητα εφαρμογής μιας πρότασης, αυτή συναρτάται με δύο παραμέτρους : το χρόνο και το κόστος εφαρμογής της οργανωτικής αλλαγής.

Ο καθορισμός των προϋποθέσεων για την εφαρμογή ενός νέου οργανωτικού μοντέλου αποτελεί βασικό βήμα, από το οποίο εξαρτάται και η επιτυχία του όλου εγχειρήματος. Ο εντοπισμός αυτών των προϋποθέσεων πηγάζει από απαντήσεις στα ακόλουθα ενδεικτικά ερωτήματα:

  • Ο αριθμός των υφιστάμενων εργαζομένων είναι αρκετός; Αν όχι, μπορούν οι ανάγκες να καλυφθούν με εσωτερικές μετακινήσεις; Απαιτούνται προσλήψεις;
  • Τα προσόντα των υφιστάμενων εργαζομένων είναι επαρκή; Αν όχι, σε ποια πεδία θα πρέπει να εκπαιδευτούν και από ποιον;
  • Ο υφιστάμενος τεχνολογικός εξοπλισμός (H/W, S/W, οχήματα κλπ) μπορεί να ανταποκριθεί; Αν όχι τι επιπλέον απαιτείται; Ο εξοπλισμός που απαιτείται είναι διαθέσιμος στην Περιφέρεια ή πρέπει να γίνει προμήθεια;
  • Απαιτείται αναδιοργάνωση των διαδικασιών (κατάργηση, συγχώνευση, απλούστευση, κλπ); Αν ναι, η αναδιοργάνωση μπορεί να γίνει με εσωτερικούς πόρους;

Από τις απαντήσεις στις ερωτήσεις αυτές θα διαμορφωθεί μία λίστα προϋποθέσεων, οι οποίες θα πρέπει να υλοποιηθούν προκειμένου να μπορέσει να λειτουργήσει η νέα οργάνωση. Στη συνέχεια, για κάθε μία από τις προϋποθέσεις αυτές, τα ακόλουθα ερωτήματα πρέπει να απαντηθούν:
  • Πόσο κοστίζει η προϋπόθεση και ποια είναι η πηγή χρηματοδότησης του κόστους αυτού;
  • Πόσος χρόνος απαιτείται για την εξασφάλιση των προϋποθέσεων;

2.2         Προτάσεις για αλλαγές στο κανονιστικό πλαίσιο της Τ.Α.

Στην ενότητα αυτή θα συγκεντρωθούν όλες οι προτάσεις των οποίων η εφαρμογή προϋποθέτει αλλαγή του κανονιστικού πλαισίου της Τ.Α.

Οι προτάσεις αυτές θα διατυπωθούν προς το ΥΠΕΣ προκειμένου να αποφασιστούν οι αναγκαίες ρυθμίσεις.

2.3         Πρόταση για το νέο οργανόγραμμα της Περιφέρειας

Στην ενότητα αυτή η ομάδα εργασίας συνεκτιμώντας τις προηγούμενες προτάσεις και αξιολογώντας τα εναλλακτικά σενάρια οργάνωσης θα διαμορφώσει πρόταση για τη νέα οργανωτική δομή των υπηρεσιών της Περιφέρειας. Ο σχεδιασμός του οργανογράμματος περιλαμβάνει :

§  Την ομαδοποίηση των λειτουργιών της Περιφέρειας σε οργανικές μονάδες
§  Τον καθορισμό των ιεραρχικών επιπέδων.
§  Τη διαμόρφωση των μηχανισμών συντονισμού.

Το  οργανόγραμμα εκτός από τις κεντρικές υπηρεσίες θα προβλέπει και τις αναγκαίες  αποκεντρωμένες υπηρεσίες που θα πρέπει να λειτουργούν στην Περιφέρεια, στο επίπεδο των Περιφερειακών Ενοτήτων.

Προκειμένου να επιτευχθούν οικονομίες κλίμακας είναι σκόπιμη η συγχώνευση αρμοδιοτήτων και οργανικών μονάδων, η αύξηση του εύρους εποπτείας των προϊστάμενων και επομένως η μείωση του αριθμού των Τμημάτων και Διευθύνσεων.

2.4         Σχέδιο στελέχωσης

Το σχέδιο στελέχωσης στοχεύει στη σύζευξη  της προσφοράς  με τη ζήτηση του προσωπικού. Σκοπός του σχεδίου είναι η εξασφάλιση μιας ισόρροπης σχέσης μεταξύ των προσλήψεων, των προαγωγών, των μετακινήσεων και των λοιπών ενδοοργανωτικών ανακατανομών  του προσωπικού και των αποχωρήσεων.

Το σχέδιο συνήθως έχει χρονικό ορίζοντα τρία έως πέντε έτη και η εκπόνησή του περιλαμβάνει τέσσερις ενέργειες :

α)  την καταγραφή του υπάρχοντος προσωπικού,
β)  την πρόβλεψη των αναγκών σε προσωπικό (δηλαδή την πρόβλεψη της ζήτησης),
γ)  την πρόβλεψη της προσφοράς (δηλαδή την πρόβλεψη της κατάστασης που θα επικρατεί στην εσωτερική και στην εξωτερική αγορά εργασίας τη στιγμή που θα εκδηλωθεί η ανάγκη κάλυψης των θέσεων εργασίας) και
δ)  τη λήψη μέτρων για την κάλυψη των θέσεων εργασίας ανά οργανική μονάδα του προτεινόμενου οργανογράμματος

Η πρόβλεψη  της ζήτησης σε ανθρώπινο δυναμικό στοχεύει στον προσδιορισμό της ποσότητας και ποιότητας  του ανθρώπινου δυναμικού που θα χρειασθεί η Περιφέρεια, ανά οργανική μονάδα του προτεινόμενου οργανογράμματος.

Η πρόβλεψη προσφοράς προσωπικού στοχεύει στον προσδιορισμό της διαθεσιμότητας προσωπικού ικανού να ικανοποιεί τις προσδιορισμένες απαιτήσεις της Περιφέρειας. Οι πηγές από τις οποίες μπορεί να αντληθεί το αναγκαίο προσωπικό  είναι η ίδια η Περιφέρεια (εσωτερική δεξαμενή), οι Δήμοι, άλλοι δημόσιοι οργανισμοί (μέσω μετατάξεων, αποσπάσεων και λοιπών μέτρων κινητικότητας) και τέλος η εξωτερική αγορά εργασίας.

Αρχίζοντας από το εσωτερικό (εσωτερική αγορά εργασίας), καταγράφονται πρώτα οι επικείμενες συνταξιοδοτήσεις και στη συνέχεια, ανιχνεύονται οι τάσεις που ενδεχομένως παρατηρούνται στις προαγωγές και στις μετακινήσεις.

Η εσωτερική δεξαμενή βελτιώνεται από όσους εκπαιδεύονται και αποκτούν πρόσθετη επαγγελματική εμπειρία. Επομένως, η πολιτική επιμόρφωσης και ανάπτυξης του προσωπικού πρέπει αφ΄ ενός να διασυνδέεται  με το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας  και αφ΄ ετέρου  με το σχέδιο στελέχωσης.

Στο πλαίσιο της διερεύνησης της εξωτερικής αγοράς εργασίας συγκεντρώνονται κυρίως στοιχεία για τις ειδικότητες που αποφοιτούν από το εκπαιδευτικό σύστημα της χώρας, στη κατεύθυνση της πρόβλεψης νέων σύγχρονων ειδικοτήτων που είναι αναγκαίες με βάση τις λειτουργίες που θα επιτελέσει η Περιφέρεια.

Ένας άλλος παράγοντας για διερεύνηση είναι η διαθεσιμότητα του ανθρώπινου δυναμικού να εργαστεί στην περιοχή της Περιφέρειας (π.χ. νησιωτικές Περιφερειακές Ενότητες) και γενικά το επίπεδο ανάπτυξης της περιοχής, ως πόλος προσέλκυσης ανθρώπινου δυναμικού.

Με γνώμονα τις προβλέψεις για την προσφορά και τη ζήτηση εργασίας, καθώς και με το προσδιορισμό του πλεονάζοντος και ελλείποντος προσωπικού, αποφασίζονται τα μέτρα που θα ληφθούν ώστε να εξασφαλιστεί το αναγκαίο ανθρώπινο δυναμικό στην Περιφέρεια κατά την επόμενη περίοδο.


3          Παράρτημα Α : Ενδεικτικές ερωτήσεις αξιολόγησης

3.1         Αξιολόγηση της λειτουργίας των δομών της Περιφέρειας

3.1.1        Αρμοδιότητες Περιφέρειας

§  Ποιες αρμοδιότητες των ΟΤΑ Β΄ βαθμού δεν ασκούνται από την Περιφέρεια και γιατί;
§  Σε ποιους τομείς (πεδία πολιτικής) θεωρείτε ότι η Περιφέρεια είναι αποτελεσματικότερη στην εκπλήρωση της αποστολής της και γιατί ;
§  Ποια προβλήματα εντοπίζει η Περιφέρεια στην άσκηση των αρμοδιοτήτων που ήδη μεταφέρθηκαν  μέσω του «Καλλικράτη»;
§  Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για την άσκηση των αρμοδιοτήτων που πρόκειται να μεταφερθούν μέσω του «Καλλικράτη» από την Περιφέρεια στους Δήμους;
§  Παρατηρείτε επικαλύψεις μεταξύ των αρμοδιοτήτων της Περιφέρειας και της Αποκεντρωμένης Διοίκησης ή μεταξύ της Περιφέρειας και των Δήμων, καθώς και μεταξύ των αρμοδιοτήτων άλλων φορέων ή υπηρεσιών κεντρικού, περιφερειακού ή τοπικού επιπέδου; Αν ναι, ποιες είναι ;
§  Υπάρχουν αρμοδιότητες που ασκούνται από άλλους φορείς ενώ θεωρείτε ότι θα έπρεπε να ασκούνται από την Περιφέρεια προκειμένου να ικανοποιεί αποτελεσματικότερα τις αντίστοιχες ανάγκες της περιοχής της; Ποιες και γιατί;
§  Υπάρχουν αρμοδιότητες που ασκούνται από την Περιφέρεια ενώ θεωρείτε ότι θα έπρεπε να ασκούνται από άλλους φορείς; Ποιες και γιατί;

3.1.2        Λειτουργία των δομών της Περιφέρειας

Κάθετες υπηρεσίες
§  Ποιοι είναι οι αποδέκτες και οι ωφελούμενοι από τις υπηρεσίες της Περιφέρειας και τι υπηρεσίες παρέχονται σ αυτούς ;
§  Οι παρεχόμενες υπηρεσίες ανταποκρίνονται στις ανάγκες των αποδεκτών; Δημιουργεί η υπηρεσία τις ωφέλειες και τα προσδοκώμενα θετικά αποτελέσματα στους χρήστες των υπηρεσιών της;
§  Ποιος είναι ο βαθμός ικανοποίησης των αναγκών των αποδεκτών; Γιατί δεν είναι ικανοποιημένοι οι δημότες και οι επιχειρήσεις από τις υπηρεσίες της Περιφέρειας;
§  Μήπως υπάρχουν κάποιες ομάδες αποδεκτών που δεν εξυπηρετούνται ή υπο-εξυπηρετούνται; Ποιες είναι και γιατί;
§  Εάν υπάρχουν προβλήματα χαμηλής ποιότητας των υπηρεσιών της Περιφέρειας, πού οφείλονται ;
§  Εάν υπάρχουν προβλήματα καθυστερήσεων στην παροχή των υπηρεσιών της Περιφέρειας, πού οφείλονται ;
§  Ποια είναι τα συνήθη παράπονα και οι προτάσεις των δημοτών και των επιχειρήσεων ;

Υποστηρικτικές υπηρεσίες
§  Πώς αξιολογείτε το επίπεδο υποστήριξης των υπηρεσιών της Περιφέρειας από τις υποστηρικτικές υπηρεσίες της Περιφέρειας σε ζητήματα όπως:
- Νομική υποστήριξη
- Διοικητική - γραμματειακή υποστήριξη
- Υποστήριξη σε θέματα πληροφορικής
- Υποστήριξη σε θέματα οικονομικής διαχείρισης
- Υποστήριξη σε θέματα προμηθειών  κλπ
§  Πώς αξιολογείτε το επίπεδο επιτελικής υποστήριξης των αιρετών οργάνων και των υπηρεσιών της Περιφέρειας ;

3.1.3        Διαδικασίες λειτουργίας και συστήματα διοίκησης

Διαδικασίες λειτουργίας
§  Έχουν γίνει προσπάθειες απλούστευσης διαδικασιών, εφαρμογής καλών πρακτικών από άλλες Περιφέρειες του εσωτερικού ή του εξωτερικού και εξοικονόμησης πόρων; Υπάρχουν δράσεις διοικητικής μεταρρύθμισης στην Περιφέρειά σας σε εξέλιξη;
§  Υπάρχουν περιθώρια βελτίωσης της παραγωγικότητας / αποδοτικότητας των διαδικασιών λειτουργίας της Περιφέρειας; Με ποιους τρόπους; Συγκεκριμενοποιείστε σε ποιους τομείς μπορεί να γίνει αυτό.
§  Υπάρχει ανάγκη για κατάρτιση Κανονισμών λειτουργίας, όπου θα ορίζονται με ακρίβεια τα καθήκοντα των θέσεων εργασίας (περιγραφές των θέσεων εργασίας) και οι διαδικασίες λειτουργίας ;

Στρατηγική και Προγραμματισμός
§  Γίνεται μεσοπρόθεσμος και ετήσιος προγραμματισμός του έργου των υπηρεσιών της Περιφέρειας; Έχει συνταχθεί Επιχειρησιακό πρόγραμμα και ετήσιο πρόγραμμα δράσης;
§  Ποια είναι τα κυριότερα εμπόδια στην υλοποίηση της στρατηγικής της Περιφέρειας;
§  Λειτουργεί υπηρεσία αναπτυξιακού προγραμματισμού ;
§  Συμμετέχουν οι υπηρεσίες στη διαδικασία αναπτυξιακού προγραμ-ματισμού και  οικονομικού προϋπολογισμού της Περιφέρειας;

Δείκτες αποτελεσματικότητας, αποδοτικότητας,
§  Πως παρακολουθείται η λειτουργία των υπηρεσιών; Πώς μετράται το παραγόμενο έργο; Γίνεται περιοδική αξιολόγηση της αποδοτικότητας και αποτελεσματικότητας; Αξιοποιούνται σχετικοί δείκτες; Παρακολουθούνται;

Ποιότητα των υπηρεσιών / Εξυπηρέτηση του πολίτη και των επιχειρήσεων
§  Ποια γνώμη έχετε για την ποιότητα των παρεχομένων από την Περιφέρεια υπηρεσιών και το βαθμό ανταπόκρισής τους στις ανάγκες των πολιτών και των επιχειρήσεων.
§  Πως αξιολογούν γενικά την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών οι δημότες και οι επιχειρήσεις; Είναι ικανοποιημένοι από την εξυπηρέτησή τους; Ποια είναι τα συνήθη παράπονα και οι προτάσεις τους;
§  Ποιες υπηρεσίες χρειάζονται αναβάθμιση της ποιότητας; Ποια είναι τα χαρακτηριστικά των παρεχόμενων υπηρεσιών για τα οποία οι χρήστες προσδοκούν βελτιώσεις (πχ ωράριο λειτουργίας, πρόσβαση, χρόνος απόκρισης, χρόνος αναμονής, αξιοπιστία, καλύτερη εξυπηρέτηση κλπ) ;
§  Έχει εφαρμόσει η Περιφέρεια συστήματα ποιότητας και διαχειριστικής επάρκειας;

3.2         Αξιολόγηση της οργάνωσης, των πόρων και των συνεργασιών της Περιφέρειας

3.2.1        Οργανωτική δομή Περιφέρειας / Νομικά πρόσωπα

Κατανομή αρμοδιοτήτων στις υπηρεσίες της Περιφέρειας και τα Νομικά της πρόσωπα
§  Παρατηρείτε επικαλύψεις μεταξύ των αρμοδιοτήτων των υπηρεσιών της Περιφέρειας και των αρμοδιοτήτων των Νομικών προσώπων της Περιφέρειας;
§  Αναφέρατε συνήθεις περιπτώσεις κατά τις οποίες παρουσιάζονται  προβλήματα έλλειψης συντονισμού, στεγανών, κακής επικοινωνίας και τριβών μεταξύ της Περιφέρειας και των Νομικών προσώπων της. Που οφείλονται τα προηγούμενα προβλήματα έλλειψης συντονισμού;
§  Μήπως είναι σκόπιμη η συγχώνευση ορισμένων Νομικών προσώπων με την Περιφέρεια;

Οργανωτική δομή Περιφέρειας
§  Ποια προβλήματα εντοπίζετε στη σημερινή οργανωτική δομή της Περιφέρειας ;
  • Υπάρχουν διαφορές μεταξύ της προβλεπόμενης στον ΟΕΥ οργανωτικής δομής των υπηρεσιών και της δομής που υφίσταται στην πράξη ; Εάν ναι, μήπως οι διαφορές οφείλονται στην επιλογή οργανογράμματος αναντίστοιχου με το μέγεθος του προσωπικού της Περιφέρειας;
  • Μήπως χρειάζεται να ανακατανεμηθούν οι αρμοδιότητες στα Τμήματα;
Συγχώνευση οργανικών μονάδων
§  Είναι δυνατόν κάποιες οργανικές μονάδες ή συγκεκριμένες αρμοδιότητες να συγχωνευθούν ή να μεταφερθούν σε άλλη μονάδα της Περιφέρειας, προκειμένου να επιτευχθούν οικονομίες κλίμακας;

Γεωγραφική αποκέντρωση υπηρεσιών
§  Δεδομένου ότι εφαρμόζεται στην Περιφέρεια η γεωγραφική αποκέντρωση ορισμένων υπηρεσιών κατά Περιφερειακή ενότητα, ποια είναι τα τυχόν προβλήματα και ποια τα πλεονεκτήματα;
Συντονισμός
§  Αναφέρατε συνήθεις περιπτώσεις κατά τις οποίες παρουσιάζονται προβλήματα έλλειψης συντονισμού, στεγανών, κακής επικοινωνίας και τριβών μεταξύ των υπηρεσιών της Περιφέρειας (π.χ. μεταξύ των κεντρικών και των αποκεντρωμένων υπηρεσιών). Πως θα αντιμετωπιστούν τα προηγούμενα προβλήματα έλλειψης συντονισμού;
§  Αξιοποιούνται υποστηρικτικά όργανα συντονισμού (π.χ. Επιτροπές, Συμβούλια, Ομάδες Εργασίας);

3.2.2        Κτιριακές εγκαταστάσεις / Υλικοτεχνική υποδομή

§  Πώς αξιολογείτε τις κτιριακές εγκαταστάσεις των υπηρεσιών (χωροθέτηση, επάρκεια και καταλληλότητα χώρων εγκατάστασης).
§  Αν υπάρχει χωροταξική διασπορά των υπηρεσιών σε πολλά κτίρια, υπάρχουν δυνατότητες συστέγασης των υπηρεσιών της Περιφέρειας σε ένα κτίριο;
§  Υπάρχουν ελλείψεις ως προς :
-          το μηχανογραφικό εξοπλισμό (λογισμικό και υλικό) και το λοιπό εξοπλισμό γραφείου;
-          τα αυτοκίνητα, μηχανήματα ή άλλα τεχνικά μέσα;

3.2.3        Στελέχωση και κινητικότητα προσωπικού

Καταλληλότητα  του υφιστάμενου προσωπικού
§  Οι κλάδοι / ειδικότητες και τα προσόντα του υπάρχοντος προσωπικού αντιστοιχούν στις απαιτήσεις των λειτουργιών της Περιφέρειας; Οι θέσεις εργασίας είναι στελεχωμένες με το κατάλληλο προσωπικό;
§  Υπάρχουν ειδικότητες που πλεονάζουν ή άλλες που απουσιάζουν εντελώς; Υπάρχει ανάγκη για αλλαγή στη σύνθεση των κλάδων/ειδικοτήτων του προσωπικού; 
§  Υπάρχει προσωπικό για το οποίο είναι σκόπιμη η αλλαγή κλάδου προκειμένου να καλύψει τρέχουσες ή μελλοντικές υπηρεσιακές ανάγκες; (Μετατάξεις από κλάδο σε κλάδο)

Εντοπισμός των υπηρεσιακών μονάδων που είναι υπερ ή υπο-στελεχωμένες.
§  Ως προς τη κατανομή του υπάρχοντος προσωπικού της Περιφέρειας στις οργανικές μονάδες: Υπάρχουν υπέρ ή υπό στελεχωμένες μονάδες;
Ανάγκες στελέχωσης
§  Επαρκεί ποσοτικά το υφιστάμενο προσωπικό της Περιφέρειας για :
-  την κάλυψη των σημερινών αναγκών;
-  την κάλυψη των μελλοντικών αναγκών;
§  Ποιες είναι οι κυριότερες ανάγκες στελέχωσης της Περιφέρειας με μόνιμο προσωπικό (αριθμός του αναγκαίου προσωπικού κατά επίπεδο εκπαίδευσης και ειδικότητα) ;
§  Ποιες είναι οι συνήθεις ανάγκες στελέχωσης με έκτακτο προσωπικό; Για ποιες δραστηριότητες; Κάθε πότε;
Μετακινήσεις προσωπικού
§  Ποιες από τις προηγούμενες ανάγκες στελέχωσης είναι δυνατόν να καλυφθούν χωρίς να γίνουν νέες προσλήψεις; π.χ. μέσω εσωτερικών μετακινήσεων από άλλες υπηρεσίες της Περιφέρειας, μέσω αποσπάσεων ή μετατάξεων από άλλους φορείς της περιοχής της Περιφέρειας;
§  Πόσοι υπάλληλοι ανήκουν στην δύναμη της Περιφέρειας αλλά δεν εργάζονται πια εκεί λόγω απόσπασης;
Επιμόρφωση του προσωπικού
§  Ποιες από τις προηγούμενες ανάγκες στελέχωσης είναι δυνατόν να καλυφθούν μέσω επιμόρφωσης του υπάρχοντος προσωπικού;
§  Ασκείται συστηματική πολιτική επιμόρφωσης του προσωπικού της Περιφέρειας;
Εργασιακές σχέσεις
§  Ποια είναι η κατάσταση των  εργασιακών σχέσεων στην Περιφέρεια; Ποια είναι τα κυριότερα παράπονα και οι διεκδικήσεις των εργαζομένων;

3.2.4        Οικονομικά

  • Ποια είναι η διάρθρωση και η διαχρονική εξέλιξη των εσόδων και δαπανών ;
  • Πώς αξιολογείτε την οικονομική κατάσταση της Περιφέρειας; Εντοπίστε τα κυριότερα οικονομικά προβλήματα όπως π.χ. ανεπαρκή έσοδα, έλλειψη σταθερότητας στα έσοδα, έλλειψη ρευστότητας, υπερχρέωση κλπ.
  • Αξιοποιούνται όλες οι δυνατές πηγές εσόδων; Ποιες δυνατότητες υπάρχουν για τη βελτίωση της είσπραξης των εσόδων ;
  • Αξιοποιείται η δημοτική περιουσία;
  • Γνωρίζει η Περιφέρεια το κόστος υλοποίησης των δραστηριοτήτων της; Εφαρμόζεται σύστημα κοστολόγησης;

3.2.5        Συνεργασίες με άλλους οργανισμούς (του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα)

§  Αξιοποιεί η Περιφέρεια τη δυνατότητα διαβαθμιδικής συνεργασίας που παρέχεται από τον «Καλλικράτη»;
§  Αξιοποιεί η Περιφέρεια τη δυνατότητα διαπεριφερειακών συνεργασιών ; Συνεργάζεται η Περιφέρεια με τους Δήμους της περιοχής της ; Αναφέρατε το αντικείμενο και τα συνήθη προβλήματα της συνεργασίας.
§  Έχει αναθέσει η Περιφέρεια στον ιδιωτικό τομέα συγκεκριμένες λειτουργίες; Ποιες; Ποια είναι τα προβλήματα και ποια τα πλεονεκτήματα;
§  Συμμετέχει η Περιφέρεια σε δίκτυα πολιτικής;

4          Παράρτημα Β : Ενδεικτικές προτάσεις αναδιοργάνωσης

§  Συγχώνευση δύο ή περισσοτέρων οργανικών μονάδων που ασκούν συναφείς αρμοδιότητες.
§  Κατάργηση μίας δομής που λειτουργεί εκτός της Περιφέρειας (π.χ. ΝΠΔΔ) και μεταφορά των αρμοδιοτήτων της σε οργανική μονάδα που λειτουργεί εντός της αξιολογούμενης Περιφέρειας.
§  Κατάλληλη στελέχωση – ενίσχυση οργανικών μονάδων που υλοποιούν βασικές πολιτικές της Περιφέρειας.
§  Μείωση μεγέθους ή κατάργηση οργανικών μονάδων που δεν ασκούν βασικές πολιτικές και μεταφορά του προσωπικού σε κρίσιμες για τη λειτουργία της Περιφέρειας οργανικές μονάδες.
§  Εσωτερικές μετακινήσεις προσωπικού
§  Εκπαίδευση και ανάπτυξη προσωπικού ώστε να μπορεί να ανταπεξέλθει στις αυξημένες υπηρεσιακές ανάγκες.
§  Άρση όλων των αποσπάσεων και μεταφορά των αποσπασμένων στην Περιφέρεια.
§  Συγχώνευση οργανικών μονάδων προκειμένου να επιτευχθούν οικονομίες κλίμακας.
§  Περιορισμός των θέσεων συμβούλων και ειδικών συνεργατών.
§  Απλούστευση των διαδικασιών λειτουργίας.
§  Αξιοποίηση εργαλείων διοίκησης ολικής ποιότητας (τακτική αξιολόγηση, βελτίωση του τρόπου λειτουργίας και οργάνωσης).
§  Εφαρμογή συστημάτων διοίκησης μέσω στόχων και διοίκησης απόδοσης.
§  Συστέγαση των υπηρεσιών της Περιφέρειας σε ένα κτίριο.
§  Συνέργιες μεταξύ των δομών της Περιφέρειας για την συμπληρωματική παροχή υπηρεσιών.
§  Δημιουργία πιο ευέλικτων δομών με αξιοποίηση ομάδων εργασίας από διαφορετικές διευθύνσεις.
§  Συνεργασία με άλλους ΟΤΑ Α΄ ή Β΄ βαθμού.
 

Δεν υπάρχουν σχόλια: